Dal 7 aprile 2026 è in vigore la Legge 34/2026: i datori di lavoro con dipendenti in smart working devono consegnare ogni anno un'informativa scritta sulla sicurezza, pena sanzioni penali (arresto da 2 a 4 mesi) e amministrative (fino a €7.403,96). L'obbligo vale per tutte le aziende, indipendentemente dalla dimensione.
In questo articolo trovi cosa deve contenere l'informativa, un modello di riferimento per redigerla, le sanzioni in dettaglio e una checklist operativa per metterti in regola.
La Legge 34/2026 — prima legge annuale dedicata alle PMI, in vigore dal 7 aprile 2026 — ha trasformato l'obbligo di informativa per i lavoratori agili da adempimento formale a norma sanzionata. Se la tua azienda ha dipendenti che lavorano anche solo parzialmente da remoto, questo aggiornamento ti riguarda direttamente. Vediamo nel dettaglio cosa prevede e come adeguarsi in modo corretto.
Cosa cambia con la Legge 34/2026
La Legge 34/2026 non introduce un obbligo nuovo: l'informativa sulla sicurezza per i lavoratori agili era già prevista dall'art. 22 della Legge 81/2017. La novità sostanziale è che quell'obbligo viene ora inserito nel perimetro sanzionato del D.Lgs. 81/2008 (Testo Unico sulla Sicurezza sul Lavoro), tramite modifica dell'art. 55.
In pratica: chi non consegna l'informativa non rischia più solo una contestazione ispettiva generica, ma una violazione specifica con conseguenze penali e amministrative precise. L'art. 11 della Legge 34/2026 è chiaro: l'inadempienza è punibile a partire dalle condotte commesse dopo il 7 aprile 2026.
La norma si inserisce nel quadro più ampio della riforma sulla sicurezza sul lavoro 2026, che ha ridisegnato obblighi e vigilanza per le imprese di ogni dimensione. Vale per tutti i datori di lavoro con dipendenti in lavoro agile — definito dall'art. 18 della Legge 81/2017 come "modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzata dall'assenza di vincoli orari o spaziali, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro."
Le sanzioni si applicano indipendentemente dalla dimensione aziendale. Nonostante la Legge 34/2026 si chiami "Legge annuale per le PMI", gli obblighi sull'informativa di sicurezza per lo smart working valgono per tutte le aziende, grandi e piccole.
L'informativa obbligatoria: cosa deve contenere
L'informativa deve essere consegnata almeno una volta all'anno a ciascun lavoratore in modalità agile e al RLS (Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza). Secondo le indicazioni della Fondazione Studi Consulenti del Lavoro, deve coprire questi aspetti:
I dipendenti in smart working devono essere formati specificamente sui rischi legati alla modalità agile. In alcuni casi — in particolare per chi trascorre molte ore davanti a videoterminali — può essere necessaria la sorveglianza sanitaria. La valutazione spetta al Medico Competente o all'RSPP.
Fac simile informativa smart working 2026
Di seguito la struttura di riferimento per redigere l'informativa ai sensi dell'art. 22 della Legge 81/2017, aggiornata agli obblighi della Legge 34/2026. Il documento va personalizzato in base alla realtà aziendale e validato dall'RSPP o dal consulente del lavoro.
| Sezione | Contenuto da includere | Note operative |
|---|---|---|
| Intestazione | Ragione sociale, data di emissione, dati del lavoratore destinatario, dati del RLS | Predisporre versione individuale per ogni lavoratore agile |
| Rischi generali | Descrizione dei rischi connessi al lavoro agile: isolamento, difficoltà di supervisione, rischi domestici | Fare riferimento alla valutazione dei rischi (DVR) aziendale |
| Rischi specifici | Rischi legati al contesto operativo del singolo lavoratore (home office, coworking, trasferta) | Personalizzare se il lavoratore opera in contesti diversi |
| Videoterminali | Regole per l'uso corretto: distanza schermo (50-70 cm), pausa ogni 20 min, altezza monitor a livello occhi | Allegare scheda tecnica se disponibile |
| Ergonomia e postura | Indicazioni su sedia, scrivania, posizione di tastiera e mouse, supporto lombare | Rimandare a standard UNI EN ISO 9241 |
| Disconnessione | Fasce orarie di reperibilità, diritto alla disconnessione fuori orario, modalità di contatto | Deve essere coerente con l'accordo individuale di lavoro agile |
| BYOD | Requisiti dei dispositivi personali ammessi, policy di sicurezza informatica applicabile | Solo se il lavoratore usa dispositivi propri |
| Firma e data | Firma del datore (o delegato), firma del lavoratore per ricevuta, firma del RLS | Conservare copia firmata. Accettata anche firma digitale con ricevuta |
Per la gestione strutturata degli accordi individuali, dell'informativa e degli adempimenti correlati, lo studio offre supporto nell'ambito della consulenza sugli assetti organizzativi aziendali.
Le sanzioni per le aziende
Le sanzioni previste dalla Legge 34/2026 si applicano in caso di mancata consegna dell'informativa al lavoratore agile e/o al RLS. Il regime è duplice:
| Tipo di sanzione | Entità | Quando scatta |
|---|---|---|
| Penale | Arresto da 2 a 4 mesi | Mancata consegna informativa al lavoratore e/o al RLS |
| Amministrativa | Ammenda da €1.708,61 a €7.403,96 | Mancata consegna informativa al lavoratore e/o al RLS |
| Frequenza minima | Ogni 12 mesi | L'informativa va rinnovata annualmente o ad ogni variazione delle condizioni |
Le sanzioni si applicano alle condotte commesse a partire dal 7 aprile 2026 e valgono indipendentemente dalla dimensione dell'azienda. In caso di ispezione del lavoro, la mancanza dell'informativa o la sua obsolescenza costituiscono una violazione immediatamente contestabile. Per una valutazione del rischio ispettivo aziendale, è possibile richiedere una consulenza sul presidio degli accessi ispettivi.
Come adeguarsi: checklist pratica per le aziende
Questi sono i passaggi operativi per mettersi in regola con la Legge 34/2026 entro il minor tempo possibile.
Per le aziende che gestiscono smart working su scala strutturata — più lavoratori agili, policy interne, accordi collettivi — la gestione dell'informativa si inserisce nella più ampia attività di consulenza del lavoro per le aziende.
Studio Riitano supporta le aziende nell'adeguamento agli obblighi della Legge 34/2026: redazione dell'informativa, verifica degli accordi individuali e presidio della conformità normativa.
